Poniżej znajdziesz informacje o tym, kto przetwarza Twoje dane osobowe w związku ze szkoleniami BHP, w jakim celu i na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Ci przysługują.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Biuro Szkoleń i Doradztwa Paweł Kania, ul. Nowowiejska 2B, 32-410 Dobczyce, NIP 681-136-38-40.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem kontakt@kaniapawel.pl lub telefonicznie pod numerem +48 606 679 428.

2. Jakie dane i w jakich sytuacjach przetwarzamy

W związku ze szkoleniami e-learningowymi przetwarzamy dane konta i uczestnika (w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia i dane firmy kierującej na szkolenie), dane o logowaniu, przypisanych szkoleniach, udzielonych odpowiedziach, wyniku egzaminu, wysyłanych przypomnieniach oraz wystawionych zaświadczeniach.

Przy szkoleniach stacjonarnych zapisujemy dane potrzebne do sporządzenia zapisu i listy obecności oraz wystawienia zaświadczenia: imię, nazwisko, opcjonalnie adres e-mail i datę urodzenia, firmę oraz stanowisko. Zapisujemy także obecność, odpowiedzi i wynik testu oraz odpowiedzi w ankiecie satysfakcji, jeżeli przewidziano je dla danego szkolenia. W celu ograniczania wielokrotnych lub automatycznych zgłoszeń możemy zapisać zabezpieczony skrót adresu IP; nie zapisujemy w tym celu pełnego adresu IP.

W portalu firmy przetwarzamy nazwę i NIP firmy oraz imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, rolę, uprawnienia i historię ostatniego logowania upoważnionej osoby kontaktowej. Dostęp jest potwierdzany jednorazowym, krótko ważnym kodem. Zależnie od nadanych uprawnień przedstawiciel firmy może zapisywać pojedyncze osoby lub importować listy uczestników, także w imieniu innych wskazanych firm, oraz przeglądać dane uczestników powiązanych z firmą: imię, nazwisko, adres e-mail, obecność, przypisane szkolenia, rozpoczęcie i ukończenie szkolenia, próby i wynik egzaminu, numer zaświadczenia oraz obliczony termin ważności szkolenia. Portal pokazuje wyłącznie podstawowe metadane powiązanych spraw wypadkowych: numer, rodzaj, datę zdarzenia i status. Dane poszkodowanego, opis, informacje o zdrowiu, świadkowie, załączniki i dokumenty nie są udostępniane w portalu firmy.

Dla ochrony kont, formularzy i danych prowadzimy dziennik bezpieczeństwa, w którym zapisujemy rodzaj i wynik operacji, czas, identyfikator konta lub firmy, której dotyczyła operacja, oraz zabezpieczony skrót adresu IP. Dziennik nie powinien zawierać haseł, kodów logowania, treści zgłoszeń wypadków ani danych medycznych.

W module obsługi wypadków mogą być przetwarzane dane zgłaszającego, poszkodowanego, świadków, pracodawcy i członków zespołu powypadkowego, informacje o przebiegu i miejscu zdarzenia, zatrudnieniu, obrażeniach, udzielonej pomocy i dokumentacji medycznej, a także PESEL, adres, informacje zawarte w załącznikach, ustaleniach i dokumentach sprawy. Są to również dane dotyczące zdrowia, czyli szczególna kategoria danych.

3. Cele i podstawy prawne

Dane szkoleniowe przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, udostępnienia materiałów, przeprowadzenia egzaminu, kontaktu z uczestnikiem oraz wystawienia i ponownego wydania zaświadczenia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dokumentowanie szkolenia służy również wykonaniu obowiązków wynikających z art. 237³ i art. 237⁵ Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności jego § 16 — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy obowiązek ten ciąży na administratorze.

Dane z list obecności przetwarzamy w celu udokumentowania udziału w szkoleniu, przeprowadzenia testu i ankiety satysfakcji oraz przygotowania zaświadczeń, na podstawach wskazanych powyżej. Dane przedstawicieli firm, uprawnienia do portalu, informacje o postępie uczestników i terminach ważności szkoleń przetwarzamy w celu obsługi współpracy z pracodawcą, organizowania szkoleń i umożliwienia mu wykonywania obowiązków BHP — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo naszego i pracodawcy prawnie uzasadnionego interesu polegającego na sprawnej obsłudze szkoleń oraz kontrolowaniu aktualności uprawnień (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Skrót adresu IP wykorzystujemy wyłącznie do ochrony formularza przed nadużyciami, a dziennik bezpieczeństwa do kontroli dostępu, wykrywania nieprawidłowości i wyjaśniania incydentów — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa aplikacji i danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane dotyczące wypadków przetwarzamy w celu przyjęcia zgłoszenia, ustalenia okoliczności i przyczyn zdarzenia, przygotowania dokumentacji oraz obsługi roszczeń. Podstawę stanowią właściwe obowiązki z prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 234 Kodeksu pracy, rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 grudnia 2002 r. dotyczące wypadków w drodze do pracy lub z pracy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy, gdy jest to niezbędne do wykonania obowiązków i praw w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń — art. 9 ust. 2 lit. b i f RODO.

Jeżeli wykonujemy czynności szkoleniowe lub powypadkowe na udokumentowane polecenie Twojego pracodawcy, pracodawca może być administratorem tych danych, a Biuro Szkoleń i Doradztwa Paweł Kania — podmiotem przetwarzającym je w jego imieniu. Szczegółową informację o takim przetwarzaniu powinien przekazać Ci pracodawca.

4. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od osoby zgłaszającej zdarzenie, od pracodawcy kierującego na szkolenie lub zlecającego obsługę wypadku, od upoważnionego przedstawiciela firmy zapisującego uczestnika lub importującego listę pracowników, od świadków i członków zespołu powypadkowego oraz — w zakresie danych firmy — z publicznych rejestrów administracji skarbowej. Jeżeli zgłaszasz lub importujesz dane innej osoby, masz obowiązek posiadać odpowiednie uprawnienie i przekazać jej tę informację o przetwarzaniu danych.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i bieżącą historię szkolenia przechowujemy przez czas korzystania z konta. Po zakończeniu współpracy dane potrzebne do rozliczeń i obrony roszczeń przechowujemy do upływu właściwych terminów przedawnienia, zasadniczo nie dłużej niż 6 lat. Dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Rejestr wydanych zaświadczeń i dane niezbędne do potwierdzenia szkolenia przechowujemy przez 10 lat od zakończenia szkolenia.

Dane z listy obecności, poza danymi utrwalonymi w rejestrze zaświadczeń, wraz z wynikami testów i ankietami satysfakcji przechowujemy przez 6 lat od zakończenia szkolenia. Dane konta przedstawiciela firmy przechowujemy przez okres jego upoważnienia i obsługi współpracy z firmą, a następnie do upływu okresu potrzebnego do rozliczeń i obrony roszczeń. Zapisany przy wpisie skrót adresu IP anonimizujemy po 90 dniach. Próby żądania kodu do portalu firmy usuwamy po 24 godzinach, wygasłe dane jednorazowego logowania po 7 dniach, a skrót IP w dzienniku bezpieczeństwa anonimizujemy po 90 dniach. Dokumentację wypadku przy pracy przechowujemy przez 10 lat od dnia wypadku, zgodnie z art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne ze względu na toczące się postępowanie lub roszczenia. Gdy działamy wyłącznie na zlecenie pracodawcy, usuwamy lub zwracamy dane zgodnie z jego instrukcją i zawartą umową powierzenia.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane mogą otrzymać: pracodawca kierujący na szkolenie lub zlecający obsługę wypadku oraz upoważnieni przez niego użytkownicy portalu firmy — w zakresie wynikającym z ich roli i nadanych uprawnień — upoważnieni członkowie zespołu powypadkowego, podmioty świadczące nam usługi hostingu, utrzymania aplikacji, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, obsługi księgowej i prawnej, a także organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów, w tym Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, prokuratura lub ubezpieczyciel — jeżeli dotyczy to danej sprawy.

Korzystamy przede wszystkim z usług świadczonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca usługi przetwarza dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Informację o stosowanym zabezpieczeniu można uzyskać, kontaktując się z nami.

7. Twoje prawa

W zakresie przewidzianym w RODO masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia. Gdy podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdym przypadku — na przykład danych nie usuniemy, jeśli prawo nakazuje nam je zachować.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@kaniapawel.pl. Jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych w formularzu szkoleniowym jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w szkoleniu, udokumentowania obecności i wystawienia zaświadczenia. Podanie danych w zgłoszeniu wypadku jest potrzebne do jego przyjęcia i przeprowadzenia właściwych czynności; brak części danych może uniemożliwić lub opóźnić wyjaśnienie zdarzenia. Pola oznaczone jako nieobowiązkowe możesz pozostawić puste.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Wynik egzaminu jest wyliczany automatycznie na podstawie udzielonych odpowiedzi i ustalonego progu zaliczenia. Na podstawie daty ukończenia szkolenia i ustalonego dla niego okresu ważności aplikacja automatycznie oblicza przewidywany termin wygaśnięcia i oznacza szkolenie jako ważne, wygasające albo wygasłe. Informacja ta ma charakter organizacyjny i nie zastępuje oceny pracodawcy wynikającej z przepisów i rodzaju stanowiska. Nie profilujemy użytkowników ani nie podejmujemy wobec nich decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Ostatnia aktualizacja: 1 września 2026 r.